Les prestations sont définies en amont avec le client sur la base d’un cahier des charges. Celui-ci précise, entre autres, le format attendu (nombre de pages par heure de réunion, avec une tolérance de +/- 10 %), le style de rédaction souhaité (direct ou indirect), le délai de remise indicatif. Il peut également intégrer des demandes spécifiques du client.
La facturation est calculée sur la durée effective de la réunion. Les temps de pause et de restauration ne sont pas comptabilisés.
Les missions peuvent être réalisées en présentiel, en distanciel ou à partir d’un enregistrement fourni par le client. Les interventions en présentiel sont possibles en Pays de la Loire et dans les régions limitrophes. Un forfait déplacement de 50 euros est alors appliqué.
Pour les missions réalisées à partir d’un enregistrement, l’acceptation de la mission intervient après écoute préalable du fichier transmis par le client.
Chaque compte rendu est livré au format Word et au format PDF. Il est conforme à la charte graphique transmise par le client.
Formats proposés
Pour l’ensemble des trois formats proposés, une page correspond à 410 mots.
Note de synthèse
La note de synthèse (2 pages par heure de réunion) vise à restituer l’essentiel d’une réunion dans un volume limité. Elle convient lorsque l’objectif principal est de disposer d’un document court, lisible et directement exploitable.
Synthèse brève
La synthèse brève (3 à 4 pages par heure de réunion) permet une restitution plus développée tout en conservant un format concis. Elle est adaptée aux clients qui souhaitent un compte rendu structuré et suffisamment détaillé pour conserver la logique des échanges, sans être trop volumneux.
Synthèse standard
La synthèse standard (5 à 6 pages par heure de réunion) permet une restitution plus complète des échanges tout en restant dans une logique de synthèse. Elle s’impose lorsque le niveau de précision attendu est plus élevé ou lorsque la réunion appelle une traçabilité plus détaillée.
Organisation des prestations
Les prestations peuvent être ponctuelles ou récurrentes. Elles peuvent être réalisées en présentiel, à distance ou à partir d’un enregistrement transmis par le client.
Les missions en présentiel ou à distance sont enregistrées. À l’issue de la validation formelle du document par le client, l’enregistrement lui est remis. Aucune copie n’est conservée.
Le délai de remise indicatif est fixé à J+10. Un délai plus court (voire en urgence) peut être envisagé selon les contraintes de la mission et les disponibilités. Dans ce cas, une majoration peut être appliquée.
Le paiement intervient après chaque réunion, après que le client a validé formellement la dernière version du livrable.
Dispositions particulières
Les extraits de PV sur des points spécifiques de l’ordre du jour sont inclus dans la prestation. Ils ne donnent lieu à aucune tarification supplémentaire.
Si nécessaire, le livrable est corrigé jusqu’à ce qu’il réponde au cahier des charges défini en amont. Si le cahier des charges initial ne peut pas être respecté, la tarification pourra être revue en conséquence.
Les conditions d’annulation sont définies dans le cahier des charges. Elles peuvent varier selon la nature de la mission, son mode de réalisation et le délai de prévenance.
Tarification récapitulative
| Format | Pages par heure de réunion | Tarif |
|---|---|---|
| Note de synthèse | 2 | 80 euros/heure |
| Synthèse brève | 3 à 4 | 110 euros/heure |
| Synthèse standard | 5 à 6 | 140 euros/heure |
Un forfait de 50 euros s’ajoute pour les réunions en présentiel.